阿峰老師 AI 顧問團 · 給 HR／L&D 的一頁工具

員工用 AI 的資料紅線

HR 自己就能訂的一頁規則——可直接轉給主管、IT、法務對齊。
「老闆在週會上宣布今年要全面導入 AI，隔天 IT 就發信提醒大家：不要把公司資料貼進 ChatGPT。夾在中間、要負責推培訓的，是 HR。」

推，怕出資料外洩的事；不推，年底 AI 導入的目標又掛在自己頭上。這題有解——不用等 IT 開會開三個月，HR 自己就能先訂出一版「資料紅線」。判斷法就三條。

❶三種資料，公開版 AI 碰都不能碰 直接寫死

客戶個資・財務數字・未公開的合約與報價

只要是這三種，一律不准貼進免費版、公開版的 AI 工具。這條不用開會討論，直接寫進公告。

判斷口訣：這段內容如果出現在明天的新聞上，公司會不會出事？會，就是紅線。

❷真的要用，先去識別化 多一步擋大半風險

人名換代號、金額換區間、客戶名稱先拿掉

處理完再進 AI；產出拿回來，才由人把真實資訊補回去。

例：「幫我回覆王大明對 A 專案 120 萬報價的疑慮」→「幫我回覆客戶 K 對專案報價（百萬級）的疑慮」。AI 給的答案品質幾乎不變，風險先擋掉大半。

❸分「公開版」和「企業版」兩條線 別一刀切

公開版只碰能公開的內容；內部資料走企業版

企業版方案＝供應商白紙黑字承諾不拿你的資料去訓練的那種。內部資料要給 AI 處理，走這條線。

一刀切全面禁止的結果，通常是員工偷偷用、用得更危險——與其禁，不如把兩條線畫清楚。

先劃紅線，再教工具。

📋 公司內公告範本（直接抄去改）

【公告】同仁使用 AI 工具的三條資料規則

為了讓大家安心把 AI 用進日常工作，即日起請遵守：

一、以下三種資料，禁止輸入任何免費版／公開版 AI 工具：
　　客戶個人資料、公司財務數字、未公開的合約與報價內容。

二、其他內部資料要請 AI 協助時，請先「去識別化」：
　　人名改代號、金額改區間、客戶名稱移除，產出後再自行補回。

三、公司核可的企業版 AI 工具（清單：＿＿＿）可處理內部資料；
　　未列入清單的工具，僅限處理本來就可公開的內容。

有任何不確定的情況，先問（窗口：＿＿＿），不要先貼。
規則會隨導入進度更新，本版自＿年＿月＿日生效。

🤝 給 IT／法務的對齊三題（開會前先問，十分鐘對完）

#問題為什麼要問
1我們的企業版 AI 方案，供應商是否書面承諾資料不用於模型訓練？這是「第二條線」能不能成立的前提
2目前哪些部門已經在用公開版工具處理內部資料？先盤點、再管制——多數公司的實況比想像中普遍
3紅線公告後，違規的處理方式與詢問窗口是誰？沒有窗口的規則，三週後就沒人記得

❓ 三個常見疑問

Q：全面禁止不是最安全嗎？禁得了工具，禁不了需求。員工會改用個人手機、私人帳號偷偷用——你反而完全看不到風險在哪。畫清楚兩條線，比禁令安全。
Q：去識別化會不會很麻煩？練過一次就是 30 秒的事，而且多數任務（改信、摘要、擬草稿）根本不需要真實姓名和精確金額，AI 的產出品質幾乎不受影響。
Q：免費版和企業版差在哪？關鍵一條：你的輸入會不會被拿去訓練模型、會不會留在別人的伺服器上。企業版方案通常有書面的資料處理承諾——簽約前請 IT／法務看過那一頁。

下一步

如果你正在評估企業 AI 培訓，可以花 1 分鐘做需求評估——會拿到一份「不含敏感資料」的建議摘要，直接給主管、IT、法務一起看，先對齊風險再談合作。

1 分鐘企業 AI 需求評估 → 選講師前的 7 道安全檢查 →
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內容為通用管理原則，非法律意見；個資法與產業法規的適用，請以貴公司法務判斷為準。
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